Økonomihåndbok

INNLEDNING
Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Klæbu IL for å sikre god økonomistyring.
Hovedstyret i Klæbu IL har det overordnede ansvaret for idrettslagets økonomi, mens avdelingene
har budsjett-og resultatansvar for sin avdeling. Herunder også for sine prosjekter og lag
Økonomihåndboken er skrevet for å informere alle ansatte og frivillige i hele idrettslaget om
hvordan økonomirutinene i idrettslaget fungerer.
Her skal du finne svar på økonomirelaterte spørsmål uansett nivå
Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

• Klæbu IL skal bruke og forvalte Klæbu ILs midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd
  med det som er vedtatt på årsmøte
• Klæbu IL skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og
  budsjetthåndtering
• Klæbu IL skal ha en forsvarlig økonomistyring
  Økonomihåndboken skal revideres minimum en gang per år, slik at den er oppdatert i forhold til
  gjeldene lover og regler, også endringer i driften av idrettslaget.

Lover og bestemmelser
Klæbu IL er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov, i tillegg til
idrettslagets egen lov (Vedtektene). Ellers må vi forholde oss til Norsk lov, med de unntak og
tilpasninger som gjelder for frivillige organisasjoner.
Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon,
regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm. Hvis det er mistanke om
økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Klæbu IL, skal det søkes
bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollkomite.
Klæbu IL er forsikret mot dette og har også styreforsikring. Vi gjør også nødvendige tiltak for å
begrense risikoen for økonomisk underslag. Dette er grunnen til at lagene og avdelingene ikke
lengre har tilgang til sine bankkontoer. Man har kun innsyn. Vi jobber også mot å ha minst mulig
kontantkasser, da det er av alles interesse at det er liten risiko for underslag.
Programvare og verktøy vi har for god regnskapsførsel:

• Klæbu IL bruker Uni economy som regnskapsystem
• Rubic for medlemmer, der man betaler alle medlemsrelaterte kostnader
• Uni economy for fakturering av sponsorer, leietakere m.m
• Klæbu IL hjemmeside for dokumentflyt og skjemaer.
  Andre betalingsformer som er aktuelt ved arrangementer som går igjennom særforbund, må godtas i
  hovedstyret, slik at man har god oppfølging på rapportering og gebyrer.

BUDSJETT
Det er hovedlaget i Klæbu IL som er ansvarlig for totalbudsjettet for idrettslaget som legges frem til
årsmøte. Budsjettet følges opp av daglig leder. Det er viktig å merke seg at avdelingene er ansvarlig
for å levere budsjettene for egen avdeling, inkl. lag og evt. andre prosjekter i avdelingen.
Avdelingene har resultatansvar i forhold til eget budsjett og skal bruke dette som et aktivt
styringsverktøy i driften.
Når man budsjetterer er det viktig å ta utgangspunkt i tidligere erfaringstall fra regnskapet, og
justere dette ut i fra endringer i aktiviteten og driften. Man må ta utgangspunkt i inngåtte avtaler og
planlagte aktiviteter definert i avdelingens årshjul.
Klæbu IL bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle Klæbu IL sine avdelinger benytter de
samme kontoene. Budsjetter for avdelingene, inkl. lag og evt andre prosjekter skal orienteres til
hovedlaget og godkjennes på åpent styremøte i avdelingen.
Budsjetter på lagsnivå skal forankres i foreldregruppen. Og lagene skal presentere regnskap og
budsjett til foreldrene 1 gang i året.
For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i Klæbu IL sitt regnskapssystem, slik at
regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for Klæbu IL og ned på lagsnivå
Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av
positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i
underskudd.
Ved usikkerhet bruker Klæbu IL det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for
budsjettarbeidet.
Klæbu IL legger ut budsjettmal på sin hjemmeside som er ett godt verktøy for lag og avdelinger.

REGNSKAP
Klæbu IL er regnskapspliktig og følger regnskapsloven. Klæbu IL har engasjert et regnskapsbyrået
Compenso økonomi for å utføre regnskapsarbeidet, men det er Hovedlaget som er ansvarlig for
regnskapet.
Lagsregnskap:
Tidligere har lagene ført egne lagsregnskap. Dette skal ikke lagene lenger gjøre, men det er svært
viktig at lagene budsjetterer lagets aktivitet (kostnader) for året og viser hvordan de skal få
inntekter. Videre er det viktig at laget jobber aktivt med å sende riktig dokumentasjon til
regnskapskontoret fortløpende. Hvert lag er et eget prosjekt i avdelingsregnskapet og laget vil få
regnskapsrapporteringer gjennom året.
Regnskapsbillag:
Et regnskapsbilag er et dokument som forteller hva betalingen gjelder, hvem som er betaler, hvem
som er mottaker, beløp og evt. mva. En bankkvittering regnes ikke som et gyldig regnskapsbilag.
Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres inn i regnskapssystemet,. Dette gjelder både for
inntekter og kostnader.

Arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til regnskapsfører umiddelbart etter
gjennomføring

Bankkonti:
Alle avdelinger og lag har sine bankkonti. Personer med verv i avdelingen/laget kan ha full
innsynsrett til kontoen. Det er kun regnskapskontor og daglig leder som har disposisjonsrett til
idrettslagets bankkonti. Alle bankkonti som er tilknyttet idrettslagets aktivitet skal være registrert i
Klæbu IL sitt navn og kontoene skal være i Nidaros Sparebank som er vår bankforbindelse. Det er
ingen mulighet for å omgå fullmaktene rundt disposisjonsrett til egen konto.
Regnskapsrapportering:
Innen tre uker etter månedslutt skal det foreligge en regnskapsrapport som inneholder avdelingsvis
resultatregnskap for perioden og hittil i år sammenlignet med i fjor og budsjett. Dette gjelder også
for prosjektene (lagsregnskapene). I tillegg til dette skal det sendes ut avdelingsvis hovedbok.
FULLMAKSMATRISE:
Klæbu IL har utarbeidet en fullmaktmatrise som forteller hvem som har myndighet til å gjøre
innkjøp på vegne av idrettslaget, ansettelser, skrive under på avtaler, ta opp lån, ha tilgang til
bankkontoer, osv.
Signere avtaler på vegne av idrettslaget:
Signaturrett er registrert i foretaksregisteret. Daglig leder og styreleder har signaturrett, samt
prokura i fellesskap. Styreleder og et styremedlem har også prokura i fellesskap. I praksis betyr
dette at større økonomiske forpliktelser skal ha styrevedtak. Forpliktelser som overgår kr 50 000
skal vedtas i hovedstyret. Dette gjelder også ved investeringer i sportslige avdelinger.
Kjøpe og selge anlegg og utstyr:
Kjøp og salg av anlegg og enkeltutstyr som har en verdi over kr 50000 skal ha styrevedtak i
hovedstyret.
Gjennomføre betalinger:
Som hovedregel skal alle utbetalinger gjøres av regnskapskontoret. Daglig leder har mulighet til å
gjennomføre utbetalinger om dette haster, eller kan avhjelpe regnskap etter avtale.
Godkjenne faktura:
Det er minimum to personer som skal attestere alle faktura/utbetalinger. Dette er i hovedsak
dagligleder sammen med en eller flere i den aktuelle avdelingen..
Opprette, endre eller slette bankkontoer. Dette gjøres av daglig leder.
Godkjenne regnskap:
Hovedstyret er ansvarlig for å godkjenne regnskapet. Daglig leder /styrets lederlegger frem
regnskapet for styret og senere for årsmøtet.
Godkjenne budsjett:
Hovedstyret og avdelingsstyrene er ansvarlig for å utarbeide budsjett, som skal godkjennes av
årsmøtet. Daglig leder skal gjennomgå og kvalitetssikre budsjettprosessen, før fremlegging på
årsmøtet.

Låneopptak:
Et hvert låneopptak skal ha styrevedtak i hovedstyret. Det kreves prokura for å skrive under
lånepapirene.

Avstemning av balansen:
Klæbu IL avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig,
offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti
minimum årlig. Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og
gjeldsposter som står i KlæbuIL’s balanse.

Varetelling:
Varetelling av alle salgs- og lagervarer skal minimum gjennomføres pr . 31.des. Varetellingslister
benyttes. Skjema for varetelling ligger under dokumenter og skjema på hjemmesiden.
Årsregnskapet:
Det er viktig at alle bilag leveres innen årets slutt. Spesielt alle reiseregninger og honorarer leveres
før siste lønnskjøring i desember. Alle andre bilag skal leveres så tidlig som mulig, men senest i
løpet av første uken i januar. Utlegg etter dette vil ikke bli utbetalt.
Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Klæbu IL’s årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele
Klæbu IL (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et
noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.
Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på̊ Klæbu IL’s årsmøte i revidert
versjon. Klæbu IL utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.
Pr 31.12 går Klæbu IL gjennom sine regnskap for å:

• Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
• Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling, som gjelder for kommende år)
  -Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
• Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent
Klæbu IL innkrever medlemsavgift gjennom Rubic. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter,
salgsdugnader, egenandeler og liknende foretas gjennom Rubic, av avdelingsleder/lagleder. Det blir
automatisk generert regnskapsbilag som hentes ut av regnskap til dokumentasjon
Alle Klæbu ILs medlemmer betaler en medlemskontingent på kr 300 i enkeltmedlemskap eller
kr.500 for familie. I tillegg betaler medlemmene treningsavgift. Avdelingsvis treningsavgifter
framgår som vedlegg til fullmaktmatrisen.
.

Dugnad med pengeinnkreving og inngangsbilletter
Ved billettsalg, lotterisalg, kiosksalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørskjema fylles ut.
Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og
eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering).. Det er meget viktig at man har
god kontroll og fyller ut oppgjørsskjemaet nøyaktig..
Det er viktig å bruke loddbøker eller ha egen vare på inngang i Izettel eller vipps, slik at man hele
tiden har kontroll på̊ hvor mange billetter som er solgt. Når dugnaden skal avsluttes skal man telle
over hvor mange billetter som er solgt og kassabeholdningen.
Totalt i kassen ved dugnadens slutt

• Veksel ved dugnadens start
  = Kontant omsetning som skal settes i banken
• Avstemning fra bankterminal/vipps
  = Totalomsetning
• Solgte billetter
  = 0 (Dersom det ikke er 0 er det avvik som bør kunne forklares)
  Oppgjørsskjema ligger på nettsiden underdokumenter og skjema. Oppgjørsskjema sendes inn til
  klaebuil@mottak.unieconomy.no
  Oppgjørsskjemaet skal signeres av 2 personer.
  Dugnad
  Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av Klæbu IL skal
  inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i Klæbu IL som
  gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene
  disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.
  Dersom Klæbu IL har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom
  mva-pliktig omsetning overstiger grensebeløpet.

Utfakturering dugnad, sponsor og leieinntekt
Utfakturering til eksterne samarbeidspartnere sendes som faktura. Dette gjelder gjerne større faktura
knyttet til dugnadstjenester, sponsorat, utleie av lokaler og liknende.
Vi bruker Uni economy.Dette gjør at fakturaen automatisk knyttes til regnskapet og følges opp
derifra. Vi ønsker at utfakturering periodiseres slik at alle inntekter kommer i riktig måned. Lag og
avdelinger som ønsker å utfakturere eksterne faktura kan sende et fakturagrunnlag til daglig leder,
for videre utfakturering.

Merverdiavgift
Klæbu IL driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:

• – Vanlige medlems- og startkontingenter
• – Billettinntekter

• – Offentlige tilskudd
• – Lotteri- og bingoinntekter
• – Gaver
KLæbu IL driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet:
• – Sponsorinntekter
• – Salg av utstyr
• – Kioskvirksomhet
• – Salg av varer.
• – Dugnadsinnsats
Dersom merverdiavgiftspliktig omsetning per år overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr
01.01.16),
beregner, rapporterer og innbetaler Klæbu IL merverdiavgift.

Andre innbetalinger
Innbetalinger som gjøres til Klæbu IL’s bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som
avtaler, kontrakter eller lignende. Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende
dokumentasjon, må̊ dette skaffes til veie.

BILAGSHÅNTERING KOSTNADER
Klæbu IL jobber kontinuerlig med å effektivisere, digitalisere og automatisere mest mulig av
bilagshåndteringen slik at denne blir mest mulig effektiv. Effektivitet er viktig for å få gode
rapporter innen rimelig tid. Dette gir oss bedre økonomistyring.

Faktura
Mottatte faktura skannes og sendes inn til klaebuil@mottak.unieconomy.no
VIKTIG: Avdelingens og lagets (prosjektets) navn må stå i filnavnet eller på selve fakturaen. Det er
også̊ bli tilrettelagt for at faste leverandører kan sende sine faktura direkte til
klaebuil@mottak.unieconomy.no eller via Elektronisk fakturamottak. Etter forsendelse til regnskap
vil det foregå en OCR-skanning og deretter sendes faktura til godkjenning av minimum 2 personer i
Klæbu IL. Når dette blir godkjent blir faktura betalt via remittering. Når penger går ut av konto, blir
bilaget automatisk registrert i regnskapet.

Utlegg
Utleggsdokumentasjon lastes opp på utleggsskjema som ligger på nettsiden under dokumenter og
skjema. Bruk gjerne Tiny skanner eller liknende for å skanne bilagene. Dette gjelder kun for utgifter
som er betalt av privatpersoner. Dette skal være godkjente kostnader av laget eller avdelingen. Må
godkjennes av minimum 2 personer før utbetaling.

Innbetalinger
Innbetalinger som gjøres til Klæbu ILs bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som
avtaler, kontrakter eller lignende.
Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie.

Dommerregninger
Dommerregninger kontrolleres at de er korrekt utfylt av dommeren, med forståelig skrift. Det er
også̊ viktig å kontrollere at de har krav på̊ diett, om det er riktige satser som er brukt.
Dommerregninger skannes, og lastes opp dokumenter og skjema på hjemmesiden, eller senes
direkte inn til klaebuil@mottak.unieconomy.no
Dommerhonorar blir skattepliktig dersom totalt honorar i løpet av året overstiger kr 10000. Reise og
diett blir oppgavepliktig om det overstiger kr 10000 pr år.

Utgiftsgodtgjørelse
Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000 pr 01.01.16) til dekning av et medlems merkostnader er
ikke opplysningspliktig eller skattepliktig. Utbetalinger som overstiger grensebeløpet er
oppgavepliktig. Klæbu IL registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i lønnssystemet og
innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås.

Utbetalinger
Det skal ikke forekomme utbetalinger uten god dokumentasjon og riktig prosedyre, som beskrevet
tidligere. For alle utbetalinger som skal gjøres uten at det ligger en faktura som grunnlag, kan man
bruke utbetalingsskjema som ligger på̊ nettsiden under dokumenter og skjema.

Kjøp av utstyr og eiendeler/Investeringer
For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, skal eiendelene balanseføres. I tillegg
skal Klæbu IL føre utstyrs- og eiendelsoversikt pr 31.12. Hvert lag og avdeling har ansvar for å
dokumentere utstyr og eiendeler som har en verdi. Forbruksutstyr skal ikke telles. Oversikten skal
leveres daglig leder i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle
eiendeler og alt utstyr. Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger.
Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:

årlig avskrivning = anskaffelseskost økonomisk levetid

Kjøp fra leverandører
Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av Klæbu IL.
Klæbu IL har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er
hensiktsmessig).

Bilgodtgjørelse
Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse inntil kr 3,50 pr kilometer (pr 01.01.20) uten at det medfører
skatteplikt. Klæbu IL benytter standardisert reiseregning som signeres av mottaker og attesteres av
overordnede før utbetaling. Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal
påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute. Reiseregning kan lastes ned
fra vår nettside under Dokumenter og skjema
Det er anledning til å skrive bilgodtgjørelse, dersom det er avtalt med den betalende part. Dersom
det er avtalt en maksgrense for bilgodtgjørelse pr år, skal det ikke leveres bilgodtgjørelse som
overstiger dette beløpet.

Lønn/Honorar
Alle ansatte som skal ha lønn pr mnd eller timesbetaling skal ha arbeidskontrakt, som sendes til
regnskapskontoret. Kontraktene oppbevares av daglig leder. Lønn utbetales 10. i hver måned. Alle
lønnstakere skal registreres i AA-registeret. Timelister bør leveres senest 1. i hver mnd.
Alle lønnsutbetalinger foretas fra administrasjonen, og alle utbetalinger disse skal være
dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for
utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. Det blir samtidig generert en
avsetning for feriepenger som lønnsmottaker vil motta neste år, eller evt ved avslutning av
arbeidsforhold om dette avtales. Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister.
Timelister finner du under dokumenter og skjema på hjemmesiden.
Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme. Antall ansatte i KLæbu IL overstiger grensen for
obligatorisk tjenestepensjon og KLæbu IL har opprettet OTP-ordning for sine ansatte.
Honorarer skal avtales med trenere, lagledere, styrerepresentanter, osv. Det er en stor fordel om
dette utbetales en gang pr halvår. Siste utbetaling bør senest skje i november. Ved utbetaling skal
det være en signert liste med navn, personnummer, adresse, postnr/sted, bankkontonummer til alle
som skal ha honorar. Honorar og lønn som overstiger kr 10000 pr år er skattepliktig. Opptil kr
10000 er skattefritt. Å motta honorar for frivillig arbeid er ikke som å være ansatt. Det blir ikke
utbetalt feriepenger av dette beløpet, og man har heller ikke krav om pensjon.

Næringsdrivende eller ansatt
I de tilfellene Klæbu IL benytter selvstendig næringsdrivende, gjøres det i hvert tilfelle en vurdering
for å kunne definere om denne anses som næringsdrivende eller om betalingen anses som lønn fra
Klæbu IL. Følgende elementer vurderes: Om den som yter tjenesten
• – Har regelmessig flere oppdragsgivere, samtidig eller etter hverandre
• – Har eget kontor eller produksjonslokale
• – Holder egne materialer
• – Har egne driftsmidler, som for eksempel maskiner og egne transportmidler
• – Mottar avregning i fast beløp og ikke per tidsenhet
• – Kan stille med andre enn seg selv, for eksempel bruke egne ansatte
• – Skal utføre et bestemt oppdrag som ikke bare er avgrenset i tid
• – Har ikke krav på flere oppdrag fra oppdragsgiver
• – Har ikke krav på vederlag når oppdrag ikke utføres.
Dersom dette ikke er på plass defineres personen som arbeidstaker og får utbetalt ordinær
lønn på linje med andre arbeidstakere i Klæbu IL.

Skattefri lønnsutbetaling
Klæbu IL registrerer alle lønns og honorarutbetalinger i lønnssystemet. Utbetalinger som ikke
overstiger skattefri grense (pr 01.01.16; kr 10 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt.
Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn. All lønnen er arbeidsgiveravgiftpliktig
når Klæbu IL overstiger beløpsgrensene for dette. Hver avdeling er egne skatteobjekter og
behandles hver for seg. (se kapittel om arbeidsgiveravgift).

Arbeidsgiveravgift
Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger for et
skatteobjekt (Avdeling i Klæbu IL) overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Når
skatteobjektets totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt ikke overstiger beløpsgrensene (kr 500
000 totalt eller kr 50 000 pr ansatt (grenser pr 01.01.16)), beregnes ikke arbeidsgiveravgift.

Revisjon
Klæbu IL gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år. I tillegg gjør revisor en
jobb i forbindelse med ulike typer pliktig rapportering. Klæbu IL har engasjert følgende
registrerte/statsautoriserte revisor: Revisorgruppen Orkla Trøndelag AS
KONTROLLKOMITÉ
Klæbu IL har valgt en kontrollkomite etter idrettslagets vedtekter. Kontrollkomiteen går gjennom
Klæbu IL’s regnskap minimum fire gang per år. Kontrollkomiteen skal følge opp at vedtak fattet av

årsmøtet og av styret blir utført. Kontrollkomiteen jobber etter egen instruks og sjekklister for å
kontrollere at driften følger lover, regler og vedtak, samt at visjon og at verdigrunnlag etterleves.